Jak vybrat vhodný personální informační systém

Bez personálního systému jde vést lidské zdroje velmi těžko. Ukážeme si hlavní výhody personálního systému a zaměříme se na to, jak vybrat HR systém, který vaší společnosti pomůže být ještě efektivnější. Pokud se budete poznávat v některé z oblastí v poslední části tohoto článku, je čas požádat vedení o nový HR systém.

Proč mít ve společnosti HR systém

Každá společnost musí uchovávat data o svých stávajících i minulých zaměstnancích i kandidátech, kteří se do společnosti hlásí. To vše musí probíhat v souladu s přísnými podmínkami GDPR.

Některé společnosti si vystačí s Excelem, nebo dokonce papírovou podobou dokumentů. Moderní společnosti, bez ohledu na jejich velikost, chtějí a potřebují mít veškeré informace v elektronické podobě, neobejdou se bez efektivně pracujícího personálního software, personálního systému. Nejen kvůli přehlednosti, ale také proto, aby personální oddělení mohlo poskytovat společnosti data, která jsou kritická pro řízení společnosti. Ať se jedná o počet přihlášených kandidátů na pozici, aktuální počet zaměstnanců, počet zaměstnanců v mimoevidenčním stavu, výsledky posledního hodnocení zaměstnanců nebo odchody zaměstnanců včetně důvodů. 

Zjistěte možnosti inzerce

Jak vybrat vhodný personální informační systém

Cílem je, aby vám HR systém usnadnil práci, poskytoval potřebná data a analýzy, uchovával dokumenty a pomohl vám poskytovat HR služby na nejvyšší úrovni. Cílem je získat komplexní personální a mzdový systém, který plně respektuje platnou českou legislativu a právní předpisy v oblasti zpracování mezd a umí reagovat na legislativní změny.

Nejprve si musíte říci, co všechno váš personální systém musí umět. 

Nezbytné minimum je:

  • Evidence stávajících zaměstnanců - jejich osobní údaje, detaily k pracovnímu zařazení, mzdové údaje, vzdělání, a další. Kvalitnější HR informační systém umí i naskenovat ke každému zaměstnanci jejich osobní složku, což výrazně ulehčuje práci HR kolegům, kteří pracují vzdáleně a nemají přístup do papírové osobní složky. 
  • Evidence minulých zaměstnanců 
  • Mzdová agenda
  • Evidence docházky
  • Reporting a analýzy 

K volitelným částem patří: 

  • Evidence a správa kandidátů 
  • Onboarding a jeho plánování
  • Analýzy pracovní doby - sledování pracovní doby jednotlivých zaměstnanců., nevyčerpané dovolené, dodržování přestávek v práci, neomluvené absence a další 
  • Hodnocení zaměstnanců, plány osobního rozvoje 
  • Evidence pracovně-lékařských prohlídek zaměstnanců 
  • Evidence o pracovních pomůckách, poskytnutém vybavení, využívaných benefitech 
  • Školení zaměstnanců a jejich výsledky 
  • Interní portál pro zaměstnance pro sdílení informací 

Nadefinujte si, jaké má mít HR systém možnosti připojení - jen na firemní síti, nebo i vzdálený přístup, nebo dokonce aplikaci, abyste měli přístup ke všem informacím v mobilu? 

Kdo a jaké bude mít přístupy? Je nutné, aby váš systém uměl rozlišit různé úrovně přístupů. Zástupci personálního oddělení mají plný rozsah, nadřízení pracovníci omezený a zaměstnanci vidí jen svou osobní složku, případně hodnocení a školení. 

Správně zvolený systém HR týmu usnadňuje a zefektivňuje práci. 

Kdy požádat o nový HR systém

Řekli jsme si, proč mít personální systém a jak jej vybrat. O nový personální systém nebo jeho rozšíření požádejte, pokud jste jako personální oddělení zahlceni administrativou, musíte manuálně připravovat podklady pro mzdy, neshodnete se s finančním oddělením na počtu zaměstnanců, neumíte rychle poskytnou správná data o mzdách zaměstnanců, odchodech zaměstnanců a podobně. 

Ano, je to finanční investice, ale s vysokou návratností. Správně vypočítané mzdy, dodržení legislativy v oblasti pracovních podmínek zaměstnanců a další údaje jsou kritické pro správné fungování celé společnosti.

 

Publikováno 21. prosince 2022

Autor: Martina Suchá
15 let zkušeností jako HR Business Partner v nadnárodních společnostech, kde poskytuje HR poradenství v oblasti pracovního práva, vedení a rozvoje zaměstnanců, employee relations, a dalších HR oblastech.
Jak vybrat vhodný personální informační systém

Hledáte práci či brigádu?

Podívejte se na aktuální inzeráty práce či brigád.

Hledáte zaměstnance?

Vyzkoušejte efektivní inzerci s JenPráce.cz.

Další rozhovory a články z poradny JenPráce.cz

Dvě zaměstnání současně - daně, nemocenská

Dvě zaměstnání současně - daně, nemocenská

Chcete si přivydělat a máte dvě zaměstnání? Můžete mít ke své pracovní smlouvě uzavřenou dohodu u svého stávajícího zaměstnavatele, pokud práce na dohodu bude jiná než ta, kterou děláte na základě pracovní smlouvy. Nebo můžete mít zaměstnavatele dva…
Co dělat, když zaměstnanec nepřišel do práce

Co dělat, když zaměstnanec nepřišel do práce

Zjistěte, kdy je absence zaměstnance považována za neomluvenou, jak správně má zaměstnanec svou nepřítomnost v práci omlouvat a jaké kroky zaměstnavatel může uskutečnit.
Ideální práce při rodičovské dovolené

Ideální práce při rodičovské dovolené

Zjistěte, jaký můžete mít přivýdělek na rodičovské dovolené, aniž byste ztratili nárok na rodičovský příspěvek. Pomůžeme vám rozhodnout se, jestli je lepší dohoda nebo OSVČ. O rodičovský příspěvek při zaměstnání nemůžete přijít, pokud splníte…
Proč mít výstupní list zaměstnance + vzor

Proč mít výstupní list zaměstnance + vzor

Výstupní list ze zaměstnání nepatří mezi povinné dokumenty, ale pro ochranu zaměstnavatele i zaměstnance jej doporučujeme připravit pro každého zaměstnance, kterému končí pracovní poměr ve vaší společnosti. Ukážeme vám, jak vypadá výstupní list ze…
Pracovní oděv a povinnosti zaměstnavatele

Pracovní oděv a povinnosti zaměstnavatele

Dozvíte se, co to je pracovní oděv, kdy jej zaměstnavatel zaměstnanci plně hradí a jaké jsou základní povinnosti zaměstnavatele. Zjistíte, kdy a kdo má nárok na pracovní oděv a také na pracovní obuv.
Jak zajistíte prodloužení pracovní smlouvy

Jak zajistíte prodloužení pracovní smlouvy

Povíme vám vše k tématu “pracovní smlouva na dobu určitou a prodloužení”. Zjistíte, jaké máte možnosti, když se blíží konec vašeho pracovního poměru, kolikrát může zaměstnavatel využít možnost opakovaného prodloužení pracovní smlouvy na dobu určitou…
TOP 10 podcastů v HR co stojí za to poslouchat

TOP 10 podcastů v HR co stojí za to poslouchat

Seznamte se s naším výběrem TOP 10 podcastů zaměřených na lidské zdroje. Ať už jste v oboru HR dlouholetým profesionálem nebo jen hledáte aktuální informace a trendy, tyto podcasty vám nabídnou širokou škálu témat a poznatků. Získejte přehled o tom…
Česká tisková kancelář - její role a význam

Česká tisková kancelář - její role a význam

Česká tisková kancelář (ČTK), stojící jako maják nezávislého zpravodajství, je veřejnoprávní zpravodajská agentura v České republice. Tento článek vás provede jejím unikátním obchodním modelem, který nepotřebuje státní dotace, a objasní, jak ČTK…
Novinářské syndikáty a asociace - na koho se obrátit při sdílení pracovních témat

Novinářské syndikáty a asociace - na koho se obrátit při sdílení pracovních témat

Pokud potřebujete sdílet pracovní témata s veřejností, jako jsou zajímavá data nebo stížnosti na bezpráví, je dobré mít kontakty na přední profesní novinářské organizace. Ty vám mohou pomoci získat pozornost pro vaše záležitosti. V našem článku…
Jak správně napsat pracovní řád + vzor zdarma

Jak správně napsat pracovní řád + vzor zdarma

Specifickou interní směrnicí zaměstnavatele je pracovní řád, který zaměstnancům upřesňuje jejich povinnosti. Každá společnost by měla mít svůj pracovní řád, se kterým všechny své zaměstnance seznámí. Proto jsme pro vás připravili kompletní pracovní…
Inspekce práce - jak probíhá kontrola

Inspekce práce - jak probíhá kontrola

Státní úřad inspekce práce provádí pravidelné plánované kontroly i kontroly na základě podnětů od zaměstnanců, aby zjistil, jaký je skutečný stav v prověřované oblasti, a v případě zjištění nějakého pochybení má pravomoc nařídit zaměstnavateli…
Poznejte povinnosti vašeho zaměstnavatele

Poznejte povinnosti vašeho zaměstnavatele

Znáte základní povinnosti zaměstnavatele? Ukážeme vám, co je povinností vašeho zaměstnavatele před zahájením vašeho pracovního poměru, v průběhu a při skončení pracovního poměru.

Podívejte se i na naše pracovní nabídky:

  • Nymburk
  • DIWANG s.r.o.
  • Plný úvazek
  • Vhodné pro cizince
Zveřejněno: 24. ledna
  • Újezdeček
  • Autoservis Řetenice s.r.o.
  • Plný úvazek
Zveřejněno: 13. února
  • Jiřice, Pelhřimov
  • IDA - GLOBAL s.r.o.
  • Plný úvazek
  • Vhodné pro cizince
Zveřejněno: 8. března
  • Liberec
  • Krajský soud v Ústí nad Labem
  • Plný úvazek
Zveřejněno: 26. února
  • Pacov
  • PETRAMONT s.r.o., organizační složka
  • Plný úvazek
  • Vhodné pro cizince
Zveřejněno: 11. března
  • Cheb
  • Vladimír Frühauf
  • Plný úvazek
  • Vhodné pro cizince
Zveřejněno: 7. března
  • Děhylov
  • OSMANČÍK TRANSPORT s.r.o.
  • Plný úvazek
Zveřejněno: 6. března
  • Semily
  • FASHION STYLE - POSTFORMING ELEMENTE, s…
  • Plný úvazek
Zveřejněno: 14. března
  • Litoměřice
  • Eduard Revaj
  • Plný úvazek
  • Vhodné pro cizince
Zveřejněno: 13. března
  • Český Krumlov
  • 1. solární ck s.r.o.
  • Plný úvazek
  • Vhodné pro cizince
Zveřejněno: 5. ledna
  • Milešov
  • Člověk zpět k člověku, z.s.
  • Plný úvazek
Zveřejněno: 27. února
  • Cheb
  • ATE, s. r. o.
  • Plný úvazek
  • Vhodné pro cizince
Zveřejněno: 27. února
  • Ostrava
  • AD Řeha s.r.o.
  • Plný úvazek
Zveřejněno: 14. února

Pracovní portál JenPráce.cz provozuje Coweo

© 2016–2024 Coweo Technologies s.r.o., všechna práva vyhrazena